Acord de prelucrare a datelor

1. Operatorul și persoana împuternicită

Prin IrisCircle au loc două prelucrări distincte, pentru care răspund persoane diferite. Prezentul acord se aplică numai primei dintre ele.

Titularul contului poate fi un fotograf, un studio sau organizatorul unui eveniment (de exemplu, al unei competiții sportive) care primește și distribuie fotografiile prin IrisCircle. În prezentul acord, termenul „fotograf” îi desemnează pe toți aceștia, cu aceleași drepturi și obligații, indiferent dacă fotografiile au fost realizate de titular sau de fotografi care lucrează pentru acesta. Prevederile speciale aplicabile competițiilor sportive sunt cuprinse în §6.

• Galeriile. Dumneavoastră stabiliți persoanele fotografiate și înscrise, destinatarii linkului, perioada în care galeria rămâne accesibilă și momentul ștergerii. Pentru fotografii, numele participanților, adresele acestora, selfie-urile de înscriere, șabloanele biometrice și contoarele de utilizare, dumneavoastră aveți calitatea de operator, iar noi pe cea de persoană împuternicită.
• Contul de client. Pentru adresele de email verificate ale titularului contului de client, sesiunea, lista galeriilor salvate și legătura cu contul Google, operatorul suntem noi și răspundem în mod direct. Prezentul acord nu se aplică acestei prelucrări.

Același titular poate avea, în același cont, atât galerii proprii, cât și evenimente de competiție create pentru el în calitate de organizator. Prezentul acord se aplică ambelor categorii: pentru fiecare eveniment, calitatea în care acționați este cea în care a fost creat evenimentul, iar evenimentelor de competiție li se aplică, în plus, §6.

Persoana împuternicită este Brix Digital Solutions S.R.L., CUI 52927329, cu sediul în str. Dumbrava nr. 6, Zalău, județul Sălaj, care operează platforma sub numele comercial IrisCircle. Adresa de contact: [email protected].

2. Încheierea și durata acordului

Acordul se încheie odată cu acceptarea termenilor de utilizare a platformei și produce efecte pe durata existenței contului dumneavoastră. Datele dumneavoastră de identificare sunt cele înregistrate în cont; nu este necesară o semnătură separată.

Evenimentele de competiție sportivă sunt create de IrisCircle pentru organizator, pe baza condițiilor comerciale convenite pentru fiecare eveniment, inclusiv durata de păstrare a datelor. Prezentul acord se aplică fiecăruia dintre aceste evenimente.

3. Instrucțiunile operatorului

Prelucrăm datele exclusiv pe baza instrucțiunilor dumneavoastră documentate. Instrucțiunile sunt, în ordinea priorității: prezentul acord și termenii platformei; configurările efectuate de dumneavoastră în aplicație; cererile scrise transmise la [email protected].

Configurările din aplicație constituie instrucțiuni în sensul art. 28 GDPR, în special: modul de acces al galeriei, persoanele înscrise, colecțiile partajate și destinatarii acestora, termenul de retenție, acceptarea fotografiilor de la invitați și, la competițiile sportive, codul de acces, filigranul și textul de informare pentru căutarea după fotografia proprie (§6).

Nu prelucrăm datele din galeriile dumneavoastră în scopuri proprii: nu le folosim pentru antrenarea de modele, nu le folosim în scopuri de marketing și nu le vindem. Niciun fotograf nu are acces la galeriile altui fotograf; regula nu admite excepții.

Dacă apreciem că o instrucțiune încalcă GDPR, vă informăm în scris și putem suspenda executarea acesteia până la clarificare.

4. Datele prelucrate și persoanele vizate

Prelucrăm, în numele dumneavoastră, următoarele categorii de date:

• imagini — fotografii, înregistrări video, decupaje ale fețelor, miniaturi, derivate;
• date de identificare și de contact — nume, adrese de email, coduri de acces personale;
• date biometrice — selfie-ul de înscriere și șabloanele faciale derivate din acesta și din fotografii (§5, §6);
• numere de concurs — citite automat din fotografiile competițiilor sportive (§6);
• date de utilizare — ultima accesare, numărul de accesări, numărul de descărcări, momentul notificării prin email (§7);
• conținut generat de client — colecțiile acestuia, destinația fiecăreia (album, retuș, print), nota adresată dumneavoastră, motivul returnării;
• dovada consimțământului — pentru căutarea după fotografia proprie în galeria unei competiții sportive (§6);
• date tehnice — jurnale de erori și de operațiuni, cu identificatori interni.

Persoanele vizate sunt: elevii și absolvenții (frecvent minori — §10), părinții și clienții cu acces complet, invitații la evenimente, persoanele care încarcă fotografii prin linkul de invitat, participanții, însoțitorii, spectatorii și voluntarii fotografiați la competiții sportive, precum și persoanele surprinse accidental în fotografii — trecători, personal de serviciu —, care nu au nicio relație cu dumneavoastră și nu știu că apar în fotografii.

Scopul prelucrării: stocarea și organizarea fotografiilor, detectarea și gruparea fețelor, compararea acestora cu selfie-ul de înscriere sau cu fotografia transmisă pentru căutare, citirea numerelor de concurs, generarea derivatelor și a arhivelor, transmiterea emailurilor de acces și de reamintire, numărarea accesărilor și a descărcărilor, generarea albumelor și a exporturilor pentru tipar.

5. Date biometrice

Platforma detectează fețele din fotografii și le grupează pe persoane. Această operațiune constituie prelucrare de date biometrice în scopul identificării unice a unei persoane fizice — categorie specială de date, în sensul art. 9 GDPR.

Galeriile de eveniment. Fețele sunt comparate cu selfie-ul lăsat la înscriere, astfel încât fiecare persoană să primească numai fotografiile în care apare. Temeiul este consimțământul explicit al persoanei vizate (art. 9 alin. (2) lit. a) GDPR), obținut de platformă la înscriere, pe baza unui text versionat. Versiunea în vigoare a acestui text prevede:

• selfie-ul de înscriere se păstrează, criptat;
• captura efectuată la fiecare accesare ulterioară nu se păstrează;
• ștergerea la cererea persoanei vizate este disponibilă oricând, din galerie;
• ștergerea automată are loc numai dacă ați stabilit un termen de retenție (implicit: dezactivată).

Obligații care vă revin și nu pot fi preluate de noi: să vă asigurați că persoanele înscrise (sau părinții acestora) și-au exprimat consimțământul, că îl puteți dovedi și că persoanele care refuză beneficiază de o cale alternativă de acces — codul personal, care nu presupune transmiterea unui selfie. Platforma pune această cale la dispoziție; vă revine obligația de a nu o dezactiva.

Competițiile sportive. În galeriile competițiilor, șabloanele faciale se extrag din toate fotografiile, nu dintr-un selfie de înscriere, iar temeiul prelucrării este stabilit de organizator. Regimul aplicabil este cel prevăzut la §6.

Persoanele surprinse accidental în fotografii sunt incluse în gruparea facială, deși nu s-au înscris. Evaluarea legalității acestei prelucrări (temei, informare, interes legitim) vă revine, întrucât numai dumneavoastră cunoașteți contextul în care au fost realizate fotografiile.

O evaluare a impactului asupra protecției datelor (DPIA, art. 35 GDPR) este, foarte probabil, obligatorie în cazul dumneavoastră: date biometrice, prelucrate în volum mare, inclusiv ale minorilor. Vă punem la dispoziție descrierea tehnică necesară (§12); evaluarea se efectuează de dumneavoastră, în calitate de operator.

6. Competițiile sportive

Prezenta secțiune se aplică evenimentelor de competiție sportivă create pentru un organizator și completează celelalte prevederi ale acordului. În caz de neconcordanță, prevalează prezenta secțiune.

Rolurile. Operatorul este organizatorul competiției. Fotografii care lucrează la competiție acționează în numele organizatorului și încarcă fotografiile prin linkul de încărcare al competiției; organizatorul rămâne operator pentru toate fotografiile încărcate pe această cale. Prelucrăm datele în calitate de persoană împuternicită, exclusiv pe baza instrucțiunilor organizatorului.

Temeiul și informarea. Organizatorul stabilește temeiul juridic al fotografierii, al publicării și al prelucrării biometrice privind toate persoanele fotografiate — participanți, însoțitori, spectatori, voluntari — și răspunde de informarea acestora, de regulă prin regulamentul competiției și formularul de înscriere.

Datele prelucrate:

• fotografiile realizate la competiție;
• șabloanele faciale, extrase automat din toate fotografiile competiției, folosite pentru gruparea fotografiilor aceleiași persoane și pentru căutarea după fotografia proprie;
• numerele de concurs vizibile în fotografii, citite automat pentru căutarea după număr;
• dovada consimțământului persoanelor care folosesc căutarea după fotografia proprie.

Accesul la galerie. Galeria competiției poate fi consultată de orice persoană care deține adresa acesteia și, dacă ați stabilit astfel, codul de acces. Puteți ascunde oricând o fotografie din galerie. Aplicarea filigranului se decide de dumneavoastră înainte de emiterea linkului de încărcare pentru fotografi; o modificare ulterioară se aplică numai fotografiilor încărcate după aceasta.

Paginile galeriilor sunt excluse de la indexarea de către motoarele de căutare. Fotografiile descărcate de vizitatori pot fi păstrate și redistribuite de aceștia; ascunderea ulterioară a unei fotografii nu afectează copiile descărcate anterior. Vă revine obligația de a include această informație în informarea participanților.

Căutarea după numărul de concurs nu presupune crearea unui cont, nu necesită consimțământ și nu implică prelucrarea datelor biometrice ale persoanei care caută. Pentru prevenirea abuzurilor, numărul de căutări efectuate de la aceeași adresă IP într-un interval de timp este limitat.

Căutarea după fotografia proprie (selfie) este opțională și se efectuează numai după exprimarea consimțământului explicit al persoanei vizate, prin bifarea unei casete care nu este bifată în prealabil, pe baza textului de informare stabilit pentru competiție. Platforma pune la dispoziție un text implicit, pe care îl puteți modifica; răspundeți de conținutul textului adoptat. Fiecare versiune a textului se păstrează, astfel încât să se poată stabili versiunea acceptată de fiecare persoană.

Fotografia transmisă pentru căutare este prelucrată exclusiv în memorie, nu este stocată și nu conduce la crearea unei înregistrări de participant sau a unei sesiuni. Se păstrează numai dovada consimțământului: versiunea textului acceptat, momentul acceptării, o valoare derivată ireversibil, cu sare, din adresa IP și o cheie temporară de sesiune. Dovada se șterge odată cu evenimentul.

Minorii. La probele pentru copii, obținerea acordului părinților sau al reprezentanților legali pentru fotografiere și publicare revine organizatorului. Persoanele sub 16 ani pot folosi căutarea după fotografia proprie numai cu acordul părintelui sau al reprezentantului legal. Declarația privind acordul părinților, prevăzută la §10 pentru evenimentele de tip clasă, nu se aplică competițiilor sportive.

Durata păstrării. Fotografiile și șabloanele faciale se păstrează pe durata convenită pentru eveniment, după care se șterg. Pentru șabloanele biometrice, platforma poate aplica un termen propriu, independent de durata convenită comercial; în lipsa unui astfel de termen, șabloanele urmează termenul fotografiilor.

Cererile persoanelor vizate. Cererile privind fotografiile competiției se adresează organizatorului. Cererile primite direct de noi vă sunt transmise potrivit §9, iar la cererea dumneavoastră scrisă vă asistăm în soluționarea lor.

Evaluarea impactului. Evaluarea prevăzută la §5 privește și prelucrarea biometrică a fotografiilor competiției și revine organizatorului, în calitate de operator.

7. Contoarele de utilizare

Pentru fiecare persoană identificată într-o galerie, platforma înregistrează numărul de accesări și numărul de fotografii descărcate; la nivelul evenimentului, înregistrează totalurile galeriei (inclusiv vizitatorii neidentificați) și un clasament al celor mai descărcate fotografii.

Aceste informații constituie date cu caracter personal, fiind asociate unei persoane identificate, și se supun în întregime prezentului acord: se șterg odată cu participantul, sunt incluse în răspunsul la o cerere de acces și se supun termenului de retenție al evenimentului.

Scopul este strict operațional: vă permite să identificați persoanele care și-au descărcat fotografiile și pe cele cărora le puteți transmite o reamintire. Nu se efectuează profilare, nu se măsoară timpul petrecut în galerie, nu se colectează date despre dispozitiv sau locație și nu se înregistrează vizualizarea unei anumite fotografii de către o anumită persoană.

Obligația dumneavoastră: să menționați în propria informare că galeria înregistrează accesările și descărcările. La cerere, vă punem la dispoziție o formulare-model.

8. Modurile de acces și fotografiile de la invitați

Modul de acces ales pentru o galerie constituie o instrucțiune de prelucrare, cu efecte diferite asupra persoanelor vizate:

• personal — fiecare persoană accesează galeria cu selfie-ul sau cu codul propriu și vede numai fotografiile în care apare. Este modul cel mai protector, cel implicit și cel recomandat la clase;
• cu PIN — un cod comun, comunicat tuturor; orice persoană care îl deține vede întreaga galerie;
• deschis — orice persoană care deține linkul vede întreaga galerie, fără a se identifica.

Modul „deschis” echivalează cu o publicare. Un link distribuit, de exemplu, într-un grup de mesagerie devine accesibil unui public nedeterminat. Răspundeți pentru temeiul acestei difuzări și pentru informarea persoanelor fotografiate. Pentru galeriile cu minori, vă recomandăm ferm să nu folosiți acest mod.

Galeriile competițiilor sportive au regimul de acces prevăzut la §6.

Dacă activați linkul de încărcare pentru invitați, aceștia devin ei înșiși surse de date cu caracter personal despre alte persoane. Rămâneți operator pentru toate fotografiile primite pe această cale, inclusiv pentru cele pe care nu le-ați realizat dumneavoastră.

9. Ștergerea datelor și drepturile persoanelor vizate

Ștergerea direct din galerie. Fiecare galerie de eveniment pune la dispoziția persoanei vizate o opțiune prin care aceasta își șterge datele personale — înregistrarea proprie, adresa, selfie-ul criptat, șabloanele faciale și contoarele. Ștergerea se execută fără intervenția noastră sau a dumneavoastră.

Din aplicație puteți șterge un participant, un eveniment în întregime sau contul dumneavoastră, împreună cu toate datele aferente.

Dacă o cerere de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate sau opoziție vă este adresată și nu poate fi soluționată din aplicație, o soluționăm la cererea dumneavoastră scrisă, în cel mult 10 zile lucrătoare — termen stabilit astfel încât să vă rămână timp în interiorul termenului de o lună prevăzut de art. 12 GDPR.

Cererile adresate direct nouă nu le soluționăm pe fond: vi le transmitem și îi comunicăm persoanei vizate cui a fost transmisă cererea.

La competițiile sportive, căutarea nu conduce la crearea unei înregistrări de participant; cererile privind fotografiile competiției se soluționează de organizator, potrivit §6.

10. Minori

Platforma este folosită în principal la absolviri și serbări școlare; în consecință, majoritatea persoanelor vizate din galeriile de eveniment sunt minori.

Acordul părinților — pentru fotografiere, pentru publicare și pentru prelucrarea biometrică — se obține de dumneavoastră sau de școală, nu de platformă. Nu avem nicio relație cu părinții, nu le cunoaștem identitatea și nu putem verifica existența acordului. Garantați că îl dețineți și că îl puteți dovedi. La evenimentele de tip clasă, prelucrarea biometrică nu este pornită până când nu declarați în platformă că ați obținut acest acord.

Din partea noastră, menținem disponibilă calea de acces fără date biometrice (codul personal) și nu facem publică, din proprie inițiativă, nicio galerie.

La competițiile sportive, regimul aplicabil minorilor este cel prevăzut la §6.

11. Securitatea prelucrării

• selfie-urile de înscriere se stochează criptat; captura efectuată la fiecare accesare ulterioară nu se stochează;
• fotografia transmisă pentru căutare în galeria unei competiții sportive se prelucrează exclusiv în memorie și nu se stochează;
• accesul la fișiere se realizează exclusiv prin linkuri semnate, cu termen de expirare; spațiul de stocare nu este public;
• izolarea pe prefixe: fiecare fotograf și fiecare eveniment dispun de un prefix propriu, iar la fiecare cerere se verifică dreptul asupra resursei solicitate;
• autentificarea clientului se face fără parolă, printr-un link valabil 30 de minute, de unică folosință; sesiunile se bazează pe jetoane semnate, cu durată limitată;
• copii de siguranță zilnice ale bazei de date și ale indexului de recunoaștere facială al fiecărui eveniment, rotite local și încărcate cu versionare;
• traficul este criptat în tranzit;
• personalul cu acces la date este ținut de obligația de confidențialitate, iar accesul este limitat la minimul necesar.

12. Asistență pentru conformitate și audit

La cererea dumneavoastră scrisă, vă punem la dispoziție descrierea tehnică a prelucrării, necesară evidenței prevăzute de art. 30 GDPR și evaluării impactului, lista actualizată a subîmputerniciților și informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 GDPR.

Puteți solicita, cel mult o dată pe an și cu un preaviz de 30 de zile, informațiile necesare verificării conformității. Un audit la fața locului se poate efectua pe cheltuiala dumneavoastră, în timpul programului de lucru, fără a afecta securitatea datelor altor fotografi.

13. Subîmputerniciți

Prin prezentul acord, acordați o autorizare generală pentru folosirea următorilor subîmputerniciți:

• Hetzner Online GmbH — găzduirea serverelor și a bazei de date (Falkenstein, Germania);
• Backblaze Inc. — stocarea fotografiilor, a derivatelor și a copiilor de siguranță (Amsterdam, Țările de Jos);
• RunPod Inc. — servere cu procesor grafic pentru procesarea fotografiilor (detectarea și gruparea fețelor); folosim exclusiv servere din centre de date aflate în Spațiul Economic European (Uniunea Europeană, Norvegia și Islanda), unde se aplică GDPR;
• Cyber_Folks S.R.L. — serverul de email prin care sunt transmise notificările (România).

Vă informăm cu 30 de zile înainte cu privire la adăugarea sau înlocuirea unui subîmputernicit; în cazul unei obiecții întemeiate, puteți rezilia acordul fără penalități până la data schimbării. Fiecărui subîmputernicit îi impunem prin contract aceleași obligații ca cele prevăzute în prezentul acord și rămânem pe deplin răspunzători față de dumneavoastră pentru îndeplinirea acestora.

Google LLC intervine numai pentru autentificarea prin «Continuă cu Google» în contul de client, prelucrare pentru care operatorul suntem noi; prin urmare, nu are calitatea de subîmputernicit în sensul prezentului acord.

14. Locul prelucrării și transferuri

Datele sunt stocate în Uniunea Europeană: serverele se află la Falkenstein, Germania, stocarea de obiecte la Amsterdam, Țările de Jos, iar emailurile sunt transmise printr-un furnizor din România.

Precizare. Backblaze Inc. și RunPod Inc. sunt societăți cu sediul în Statele Unite, chiar dacă datele sunt găzduite, respectiv procesate, în Spațiul Economic European; prin urmare, accesul de la distanță al societăților-mamă nu poate fi exclus în mod teoretic. Relațiile cu acestea sunt acoperite de clauzele contractuale standard ale furnizorilor. Orice transfer nou în afara SEE vă este notificat în condițiile §13.

15. Încălcarea securității datelor

Dacă luăm cunoștință de o încălcare a securității datelor prelucrate în numele dumneavoastră, vă notificăm fără întârzieri nejustificate și în cel mult 24 de ore de la momentul în care am luat cunoștință de aceasta — termen stabilit în mod deliberat mai scurt decât cele 72 de ore de care dispuneți față de ANSPDCP, pentru a vă lăsa timp de decizie.

Notificarea cuprinde descrierea incidentului, categoriile de date și numărul probabil de persoane afectate, consecințele estimate și măsurile deja luate. Notificarea către ANSPDCP și către persoanele vizate vă revine, în calitate de operator.

16. Încetarea acordului

La expirarea abonamentului sau a perioadei de probă, accesul la cont se suspendă, iar galeriile publicate din cont devin indisponibile pentru clienții dumneavoastră până la reînnoire. Pe durata suspendării, datele se păstrează neschimbate: 30 de zile la abonamentul facturat anual, 7 zile la abonamentul facturat lunar și la perioada de probă. Dacă reînnoiți abonamentul în acest termen, contul și galeriile sunt restabilite în forma anterioară.

În același termen puteți solicita exportul datelor, prin răspuns la emailul prin care vă notificăm expirarea. În lipsa reînnoirii sau a unei cereri de export până la împlinirea termenului, datele se șterg.

Ștergerea privește fotografiile, derivatele, șabloanele biometrice, selfie-urile criptate și înregistrările din baza de date, inclusiv cele din copiile de siguranță, în termenul de rotație al acestora. Ștergerea se efectuează în cel mult 30 de zile de la cerere sau de la împlinirea termenului de mai sus, cu excepția datelor a căror păstrare este impusă de lege.

Pentru evenimentele de competiție sportivă, durata păstrării datelor este cea convenită pentru fiecare eveniment (§6).

17. Portofoliul public și cererile de contact

Portofoliul dumneavoastră public poate include un formular de contact, prin care un vizitator solicită o ofertă sau retragerea unei fotografii din portofoliu. Formularul colectează datele de contact ale unei persoane care nu este client al dumneavoastră în nicio galerie: nume, telefon, email, tipul evenimentului, o dată estimativă și un mesaj. Scopul unic al prelucrării este soluționarea cererii.

Aveți calitatea de operator pentru aceste date, ca și pentru datele din galerii; noi le găzduim și le ștergem potrivit regulilor de mai jos.

Înregistrarea se păstrează 730 de zile (doi ani) de la primire, după care se șterge automat, în întregime. Adresa IP a vizitatorului nu se păstrează; se reține doar o amprentă a acesteia, calculată cu sare și folosită exclusiv pentru identificarea cererilor repetate provenite din aceeași sursă, din care adresa nu poate fi reconstituită.

18. Răspundere, modificări, legea aplicabilă

Răspunderea noastră contractuală este limitată la suma plătită de dumneavoastră pentru utilizarea platformei în ultimele 12 luni și exclude prejudiciile indirecte. Limitarea nu se aplică amenzilor administrative aplicate direct nouă pentru propria faptă și nici prejudiciilor cauzate cu intenție. Limitarea produce efecte numai în raporturile dintre părți și nu limitează răspunderea niciuneia dintre acestea față de persoana vizată.

Modificările acordului se comunică cu 30 de zile înainte, prin email și în aplicație. Acordul este guvernat de legea română și de GDPR. Litigiile se soluționează de instanțele competente de la sediul nostru, după încercarea soluționării pe cale amiabilă.

A se vedea și termenii și condițiile și politica de confidențialitate.